quadro legal
\ Enquadramento da exploração e leis vigentes:
\ Alvará Quinta do Alferes: licença de uso para estabelecimento de restauração e salão de festas N. 324/11
\ Segurança alimentar – dispomos de cozinha industrial totalmente equipada. É realizado um controlo controlo regular de higiene de produtos e colaboradores, assegurados pela empresa parceira para serviços de catering – Adão Gomes
\ Não é permitido fumar no interior das nossas instalações, de acordo com a lei nº 37/2007, de 14 de Agosto e lei nº 109/2015 de 26 de Agosto
\ Não é permitida a venda (ceder) bebidas alcoólicas a menores de 18 anos. DL 50/2013 de 16 de Abril
\ O estabelecimento dispõe de livro de reclamações
\ Os eventos realizados na Quinta do Alferes de Crasto estão abrangidos por seguro de responsabilidade civil
processo e condições de reserva
\ O caminho para atingir um fim:
\ O processo de reserva do espaço e personalização do evento passa por uma série de momentos que são fundamentais para que haja um planeamento pormenorizado e bem articulado
\ A Quinta do Alferes de Crasto reserva-se ao direito de definir um conjunto de condições essenciais para a garantia da qualidade dos eventos realizados
\ Cronograma:
\ Agendamento de visita – será possível realizar o agendamento de visitas ao nosso espaço, recorrendo ao link que vai incorporado no e-mail que receberá, depois de solicitar a sua proposta personalizada
\ Realização de visita – a visita à quinta é muito importante para que se tenha a total perceção do nosso espaço e dos nossos serviços, bem como para que se possam apresentar e discutir aspetos que venham a suscitar eventuais dúvidas
\ Realização de pré – reserva – caso haja interesse na proposta apresentada, existe a possibilidade de realização de pré-reserva de uma data por cliente. A figura de pré-reserva funciona como um direito de preferência sobre a data assinalada, e tem a validade máxima de dez dias corridos. Caso durante esses dez dias, não seja exercido o direito de preferência sobre a data, a pré-reserva considera-se automaticamente anulada (sem necessidade de confirmação pelo cliente), e a data fica livre para reservas de terceiros, sem que haja a necessidade de comunicação prévia pela Quinta do Alferes de Crasto. A intenção da realização da pré-reserva, reserva ou cancelamento deverá ser feita para o endereço de e-mail geral@quintadoalferes.pt, ou para os contactos disponibilizados pelo comercial correspondente
\ Realização de reserva – a data considera-se reservada a partir do momento em que o existe o pagamento presencial, por referência multibanco ou por transferência bancária (comprovada com o relativo comprovativo e verificação na nossa conta bancária), do valor relativo à reserva do espaço (sinal)
\ A Quinta do Alferes de Crasto não se encontra obrigada à devolução do sinal em nenhuma circunstância cuja causa da não realização do evento em questão não lhe seja diretamente imputável
\ Assinatura de contrato – haverá lugar à assinatura de um contrato de prestação de serviços que transcreve os aspetos vertidos na presente apresentação/proposta
\ Processo de personalização – o processo de personalização é o período durante o qual os clientes definem todos os pormenores pretendidos para o evento, nomeadamente a existência ou não do serviço de coordenação, a prestação de serviço de decoração personalizada, a definição de toda a decoração, das ementas, de eventuais requisitos para a prestação de serviços externos (energia elétrica, criação de condições logísticas de outra natureza, etc.)
\ Realização de provas de decoração (só disponíveis para casamentos)- serão realizadas provas de decoração nas seguintes condições:
\ Sem custos para o cliente, caso o cliente realize a sua prova com base nos moodboards desenvolvidos pela quinta, acompanhando as tendências do ano em que se realizará o evento (realizando-se os devidos ajustes que permitam ir de encontro às pretensões específicas de cada um) – desta lógica excluem-se as provas de decoração no âmbito de packs temáticos, que terão sempre uma prova personalizada
\ Com custos a estimar, caso se pretenda realizar uma prova de decoração individual e totalmente personalizada – necessidade de agendamento prévio com a antecedência mínima de quinze dias
\ Caso o cliente demonstre interesse em realizar mais do que uma prova de decoração, as mesmas serão cobradas, com o valor a estipular caso a caso
\ Realização de provas de degustação (só disponíveis para casamentos) – serão realizadas de acordo com as seguintes condições:
\ Realização de provas de degustação em grupo, sob a forma de buffet (com a disponibilização de um prato servido, para se poder verificar a estética do mesmo quando for servido à mesa), no máximo de 8 casais por refeição
\ Cada casal tem a possibilidade de escolher duas entradas, dois pratos de peixe, dois pratos de carne, duas sobremesas de mesa – será assegurado que essas escolhas estarão disponíveis nos buffets – para além dos pratos selecionados, também estarão disponíveis outros pratos em buffet para que possam ser provados
\ Caso a prova seja realizada antes da efetivação da reserva será cobrado um valor 40€ + IVA por cada pessoa, até ao limite de 6 pessoas (estes valores podem variar, caso seja solicitada prova de pratos e vinhos de packs superiores ao nível I)
\ Caso a prova de degustação seja realizada depois de concluída a reserva, serão aplicadas as seguintes condições:
\ Oferta da prova para duas pessoas e cobrança de 40€ + IVA, por cada pessoa adicional (estes valores podem variar, caso seja solicitada a prova de pratos e vinhos de packs superiores ao nível I)
\ Necessidade de agendamento prévio
\ Reunião de preparação – até dez dias antes do evento deverá ser realizada a reunião final de preparação do evento, onde são partilhados os contactos de todos prestadores de serviços a intervir no evento (empresa de animação, babysitting, etc.), definido o timeline e estabelecidos outros pormenores. Até à mesma data deverão ser liquidados 50% do total do evento, descontado o valor inicial relativo à reserva, bem como o valor relativo à licença S.P.A.
\ Indicação do número de convidados – até oito dias antes do evento, deverá ser indicado o número final de convidados no evento, para que se possa fechar o esquema da sala, bem como o dimensionamento do serviço de catering
\ Realização do evento
\ Reunião de fecho – balanço do evento e cobrança de valores finais (valor remanescente, danos, mini-bar, etc.)
\ A Quinta do Alferes de Crasto não se responsabiliza por qualquer interrupção dos eventos devida à intervenção de forças de autoridade e/ou por causas de força maior
outros aspetos relevantes
\ Preços – a tabela de preços está sujeita a variações, sendo válidos os valores apresentados aquando da primeira proposta enviada para o evento em questão (mesmo cliente, para o mesmo evento, para a mesma data). Os preços indicados pressupõem a realização de um evento com a duração máxima de 12 horas (casamentos)
\ Limite de horário – o espaço está disponível até ao limite de 5:00h, sempre com a presença dos clientes. Por cada hora extra será cobrado o valor de 400€ + IVA
\ Danos – na eventualidade de ocorrer algum dano nos elementos decorativos e/ou estruturais do espaço cedido, os respetivos custos de substituição e/ou reparação serão definidos pela Quinta do Alferes de Crasto e cobrados de forma adicional ao preço inicialmente acordado, no momento de fecho de contas
\ Exclusividade do serviço de catering – a Quinta do Alferes de Crasto está vinculada (no momento de apresentação desta proposta) com a empresa Adão Gomes para a prestação de serviços de catering, que englobam a preparação dos pratos constituintes da ementa escolhida, disposição de todo o tableware (base) e o serviço de mesa, através de um contrato de exclusividade, estando por isso impossibilitada a contratação deste tipo de serviço a outra empresa
\ Serviços de decoração externos – os serviços contratados à Quinta do Alferes de Crasto incluem, sempre, um serviço de decoração base. Desta forma, a prestação de serviços de decoração prestados por empresas externas à quinta terá de ser sempre validada previamente, de forma que, entre outros aspetos, se possa também articular a eventual colaboração entre a quinta e a referida empresa externa. Nesses casos, não haverá lugar a qualquer revisão do preço a praticar pela Quinta do Alferes de Crasto
\ Parque de estacionamento – a Quinta do Alferes de Crasto dispõe de parque de estacionamento privado, não vigiado, não se responsabilizando por quaisquer danos ou furtos que possam existir nas viaturas parqueadas
\ Utilização do mini-bar – está disponível um mini-bar no camarim, totalmente reposto, que poderá ser utilizado pelos nossos clientes, sendo cobrados os valores relativos aos consumos aí realizados, na reunião de fecho, de acordo com a tabela de preços disponibilizada
\ Utilização do camarim – o camarim está integralmente disponível para os clientes, a partir das 12 horas
\ Licenciamento audiovisual – a realização de eventos pressupõe o licenciamento junto da PASSMUSICA, sendo uma responsabilidade atribuível ao espaço onde o evento se realiza, e também junto da S.P.A. – Sociedade Portuguesa de Autores, atribuindo-se esta responsabilidade ao promotor do evento, neste caso, o cliente. A obtenção desta licença representa um custo a rondar os 48€ (valores atualmente em vigor), sendo que a Quinta do Alferes ficará encarregue da obtenção da mesma (licença de música ambiente), sendo exigível a sua comprovação por parte do cliente
\ Elementos para consumo fora do espaço – é permitida a recolha, por parte dos clientes, para consumo fora do espaço da quinta, dos bolos, queijos e frutas sobrantes do evento. Todos os restantes itens, tais como decoração, flores, materiais, comidas e outros são de uso exclusivo (utilizaçã/consumo) no nosso espaço e não podem ser levados
\ Lançamento de fogo – está proibido o lançamento de fogo de artifício ou utilização de máquinas fogo por entidades externas, sem a prévia autorização da Quinta do Alferes de Crasto
\ Risco de incêndio – está proibido o lançamento de balões de mecha acesa
\ Caso os clientes pretendam trazer qualquer elemento gastronómico (comida ou bebida) do exterior, não preparado pelo nosso catering, será exigida a assinatura de uma declaração de responsabilidade civil relativamente ao mesmo
\ Lançamento de confetis e outros – o lançamento de confetis, esferovite ou outro material que se considere idêntico, está sujeito a uma cobrança adicional de 250€+IVA, para realização do serviço de limpeza adicional, carecendo sempre de autorização prévia da Quinta do Alferes de Crasto
\ Teatro com empregados falsos – a realização de teatro com empregados falsos carece de uma autorização prévia da Quinta do Alferes de Crasto, sendo que se considera necessário identificar a empresa responsável pela realização desse serviço, bem como indicar o plano da atuação
\ Utilização de pinturas faciais – a utilização de pinturas faciais deverá ser sempre realizada com recurso a tintas de água. Caso esta regra não seja cumprida, haverá lugar a inibição da utilização das referidas pinturas e cobrança dos danos eventualmente causados até à efetivação da referida inibição
\ Sparklers – está proibida a utilização de sparklers no interior das salas, e no lounge exterior, junto ao sofá
\ Omissões – estão naturalmente proibidas práticas com inibição prevista na lei. Em caso de dúvida, aconselhamos a consulta prévia dos nossos responsáveis, para evitar cancelamentos de última hora
\ Controlo de ruído – para efeitos de controlo de ruído, a cerimónia do corte do bolo no exterior tem como hora limite as 24 horas, e os bailes no exterior encerram às 21 horas. A Quinta do Alferes de Crasto reserva-se no direito de controlar e determinar o ruído produzido no interior e exterior das salas, para o conforto geral
\ Cofre – disponibilizamos cofre grátis para utilização exclusiva dos clientes
\ Dúvidas e esclarecimentos – a nossa equipa de gestão de clientes está sempre disponível para esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir antes e depois da contratação do serviço. Apenas os serviços e/ou alterações formalmente aceites pelos clientes serão tomadas em linha de conta no dia do evento
\ Disponibilização de fotos – a Quinta do Alferes de Crasto reserva-se no direito de partilha de fotografias dos eventos, que venham a ser cedidas pelos fotógrafos contratados pelos clientes, nas suas redes sociais. Caso os clientes não autorizem esta partilha, deverão notificar a Quinta do Alferes de Crasto desse condicionamento
\ Wedding planners externos – não temos nenhuma objeção absoluta à colaboração com wedding planners externos, no entanto, e para a defesa dos interesses dos nossos clientes, é para nós uma condição essencial que o processo totalmente conduzido pela nossa equipa. Para que isso se verifique, será fundamental o acompanhamento integral do processo de personalização do evento, pela nossa equipa, caso contrário podemos deixar de controlar o que sucederá no dia do evento. Outro aspeto importante é que todas as comunicações com os wedding planners ocorram com o nosso conhecimento, na prossecução do mesmo objetivo. No dia do evento, as wedding planners podem estar presentes, se isso fizer parte do âmbito do contrato estabelecido com os clientes, mas deverão sempre e em todo o momento comunicar apenas com a coordenadora de evento da Quinta do Alferes de Crasto, e não com outros elementos do staff. É absolutamente obrigatória a identificação da Quinta do Alferes de Crasto, em todas as publicações que as wedding planners venham a realizar nas redes sociais, relativas a eventos realizados no nosso espaço
\ Material dos clientes – não nos responsabilizamos pelos materiais e objetos trazidos pelos clientes para utilização no dia do seu evento. Todos os materiais e objetos dos clientes e convidados deverão ser levados no fim do evento. Caso se tratem de placards ou outros objetos de maiores dimensões, deverão ser recolhidos até 3 dias depois do evento. Caso isso não se verifique, e não sejamos notificados noutro sentido, os mesmos serão dispensados. A entrega dos materiais e objetos deverá ser combinada previamente com a equipa de gestão de clientes
\ Animais de estimação – animais de estimação podem ser admitidos no espaço do evento, desde que estejam sempre acompanhados por um responsável, e caso se tratem de cães de grande porte, estejam devidamente açaimados, para garantir a tranquilidade e segurança de todos os intervenientes. Está determinantemente proibida a utilização de almofadas, sofás, cobertores, tapetes ou outro tipo de têxteis pelos animais. A limpeza de todos dejetos e outro tipo de sujidade produzida pelo animal fica a cargo do seu responsável
\ Idiomas – a língua oficial do nosso estabelecimento é o português, no entanto, caso os clientes pretendam ter interlocutores que comuniquem em inglês ou francês, deverão avisar antecipadamente a equipa de gestão de clientes
\ Bom senso e defesa do interesse comum – consideramos que todas as regras acima expostas traduzem o bom senso e a defesa do interesse comum, não só do espaço, como do cliente e da comunidade em geral
contratação
\ Todos os aspetos incluídos nesta apresentação, constituem os princípios da prestação de serviços da Quinta do Alferes de Crasto, e deverão ser considerados parte integrante do contrato a estabelecer